Definição
das atividades
Priorize as atividades que produzem maior
resultado. A “Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos produzem 80% dos
resultados, enquanto os outros 80% produzem 20% de resultados. Realize os 20% e
delegue o restante.
Até onde detalhar a lista de atividades? Quanto
mais detalhada, maior a precisão da estimativa de tempo que cada atividade
consome e maior o controle sobre cada uma das ações. Mas, também aumenta o
trabalho e o tempo para o planejamento e controle do grande número de pequenas
atividades. Então, como definir a relação de atividades a serem feitas?
Em 2001, o PMI[1] ([1] Project Management Institute (PMI), referência
mundial em gerenciamento de projetos, com sede nos EUA e que visa fomentar as
melhores práticas na área) lançou o practice
“Standard for work breakdown structure”, no qual alguns aspectos e
recomendações referentes ao nível de detalhamento das atividades de um projeto
são tratados. Simplificadamente, estes são alguns dos tópicos:
- deve ser suficiente para se fazer a estimativa de
duração, trabalho e custo da atividade;
- deve ser suficiente para se definir as
interdependências entre as atividades;
- deve ser suficiente para se fazer a alocação da
atividade para um recurso;
Exemplo de Atividade: Construir 10 m2 de alvenaria.
“Você pode escolher ter mais
tempo, sabendo decidir quais atividades executar, quais recusar e quais
delegar. Você pode escolher ter mais vida, se optar por fazer coisas
importantes como aproveitar seus relacionamentos, praticar esportes e se
dedicar a você”.
Sequenciamento de atividades
É preciso construir uma parede antes de poder
pintá-la. Portanto, após ter definido a lista de atividades a ser feita, é
preciso estabelecer as prioridades para cada uma. O processo de seqüenciamento
permite discriminar as atividades por ordem de importância e identificar os
diversos relacionamentos lógicos entre elas, em função das relações de
precedência adequadas. Isto ajuda na definição dos recursos necessários para a
realização de cada atividade podendo, após esta análise, surgir outras.
A primeira coisa que se deve levar em conta é a
data de entrega de uma tarefa. Devemos programar cada uma levando em
consideração folgas para imprevistos e termos a chance de rever o trabalho
antes de entregar ou ainda entregar antes da data final.
Faça as seguintes perguntas: Quais são as
inter-relações entre as atividades? Quais são os marcos ou datas de entrega? O
que posso adiar ou adiantar e quanto? Priorize os itens por uma ordem numérica
(1,2,3,4,...) e execute suas tarefas do dia nessa ordem.
“Imagine sua festa de 80 anos. Quais projetos você gostaria de ter
realizado ao longo de todos esses anos? Que pessoas desejaria ver a seu lado?
De quais feitos se orgulharia de contar aos filhos e netos? Agora reflita e
responda com sinceridade: as atividades atuais que tomam seu tempo estão
contribuindo para que você atinja esses objetivos e sonhos?”.
Estimativa de recursos
A estimativa de recursos inclui não só a
determinação dos mesmos, mas também as quantidades que serão usadas de cada um
e quando cada um estará disponível para realizar todo o conjunto de atividades.
Os recursos se enquadram em três grandes grupos:
Pessoas, Equipamentos e Materiais. Pessoas e equipamentos são recursos de
trabalho, influenciando na duração das atividades. Já os recursos materiais são
consumidos no processo e precisam ser em quantidade suficiente para a conclusão
da atividade. Portanto, recurso é tudo que serve para a execução das atividades
ou que é consumido por elas.
Exemplo
Atividade: Construir 10 m2 de alvenaria.
Produtividade e consumo para 1 m2:
- Pedreiro: 1h de trabalho;
-
Servente: 1h de trabalho;
- Argamassa: 0,012 m3 ;
-
Tijolos: 25 unidades;
“Se estamos realizando os projetos de Deus, Ele nos concede recursos
ilimitados”.
Estimativa de duração
Estimar a duração é a parte mais difícil e complexa
porque precisamos obter avaliações quantitativas do número provável de períodos
de trabalho necessários para a conclusão de uma atividade. As durações variam
por vários motivos como a variação do nível de conhecimento do profissional,
interrupções no expediente, eventos inesperados, erros e mal entendidos. Então
como preparar uma lista de atividades com estimativas?
-
Conhecer o passado: saber como atividades iguais ou similares foram
feitas no passado e que tipo de desafio foi encontrado. Utilizar dados
históricos e bancos de dados que possuam informações como duração, esforço,
tipos de recursos utilizados, seqüenciamento sugerido, etc.
-
Conhecer o ambiente do projeto: identificar fatores ambientais e culturais que
regulam a organização, burocracia, políticas organizacionais como a quantidade
máxima de horas trabalhadas por período, uso de recursos, folgas e intervalos,
fusos horários, problemas de tráfego, etc.
-
Conhecer as premissas e restrições: saber os fatores que são considerados verdadeiros
e reais, como no exemplo “um pintor poderá pintar a sala de sua casa em oito
horas desde que alguém fique responsável pela colocação da proteção nos
móveis”. O que pode restringir ou limitar a execução como “o local onde será
realizada a atividade não comporta o número de pessoas programadas
simultaneamente”, ou “só poderá ser gasto R$ 100,00 nesta atividade”.
-
Conhecer os riscos: ameaças ou oportunidades que poderão ocorrer
durante a execução da atividade. Situações onde a atividade já é bem conhecida
ou é totalmente nova, Lei de Murphy, etc.
-
Conhecer a disponibilidade, capacidade e características do recurso: ter
acesso a registros de cada profissional envolvido, incluindo uma descrição do
cargo, habilidade e nível de conhecimento, experiência em projetos anteriores,
produtividade. Recursos mais experientes realizam atividades com maior rapidez
e menos retrabalho. Quem deve fazer a estimativa é quem faz o trabalho.
Assim, considerando o exemplo anterior e supondo o
dia com 8h de trabalho, podemos fazer esta atividade em 1 dia e mais duas horas
do dia seguinte, se na prática usarmos realmente estas quantidades de recursos.
“Lembre-se: Você não pode dar mais horas ao dia, mas pode dar mais vida
às horas!”.
Controle
Na verdade não controlamos a variável tempo, mas
sim os fatores de produção e seu comportamento em termos de oferta e demanda.
Devemos levantar as dificuldades que foram enfrentadas e documentá-las.
Precisamos descrever o status da atividade, problemas e questões a serem
resolvidos, planos de mudança e ações corretivas como: replanejamento e
reprogramação das tarefas, realocação de recursos, nova designação de
responsabilidade e autoridade, redução das durações com base nos custos diretos
de aceleração. Use as perguntas: O quê? Quem? Quando? Por quê? Onde? Como? e
Quanto? para ajudar a transformar a estratégia em tática, ou seja, o quê fazer
em como fazer.
Resumo
Defina atividades que podem ser medidas em termos
de tempo e custo. Pense nas relações que ela tem com outras atividades, que
materiais, equipamentos ou mão de obra são necessários para que seja executada
e que importância ela tem quando comparada às outras.
“Temos que desempenhar inúmeros papéis durante a vida: filho, irmão,
amigo, profissional, pai, marido, líder. Aprenda a administrar o tempo de tal
modo que você possa ser tudo ao mesmo tempo e fazer bem feito!”
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