Atitudes
que ajudam a melhorar o uso do tempo
Programe-se de maneira que os assuntos mais
importantes sejam executados em primeiro lugar, como planejamento,
desenvolvimento e avaliação, pois neles é que reside a chave do êxito. Veja
como agir em cada uma das situações que mais costumam roubar tempo no trabalho:
Grande
número de atividades
Procure manter o foco.
Pergunte-se “o que eu estou fazendo que não é nem importante, nem urgente?”
Livre-se delas ou trate-as “em massa”, com aplicação mínima de tempo. Se
precisar trabalhar mais horas que o normal num determinado período do mês,
prefira chegar mais cedo ao escritório a sair mais tarde. Saiba dizer não. Se
alguém quiser lhe empurrar um serviço e você estiver sobrecarregado, diga
claramente que não tem condições de assumir mais um trabalho.
E-mail
Abra-os, no máximo, duas vezes ao dia. "Quem
fica o tempo todo olhando seu correio eletrônico geralmente tem o perfil de uma
pessoa ansiosa", diz Sandro Vieira, da Escola de Líderes. Contenha-se.
Quando abri-los, no entanto, responda-os no mesmo instante. Coloque os que
necessitam de maior atenção e demandam mais tempo na sua lista de prioridades, dependendo da sua forma de trabalho organize para abertura mais vezes ao dia, porém com eficácia.
Excesso de
informações
Mesmo que você tenha uma capacidade acima da média
para absorver informações, jamais conseguirá assimilar tudo o que deseja.
"Um dos segredos é não perder tempo com o que os outros acham que você
deve saber", diz Elaine St. James em seu best-seller Simplifique Sua Vida no
Trabalho (Editora Mandarim, 242 páginas). Você precisa desenvolver um senso
crítico em relação ao que deve ou não ler, e saber se uma determinada
informação será útil para o seu trabalho. As pessoas perdem muito tempo lendo
informações que são interessantes mas não importantes.
Telefone
Ligações telefônicas
atrapalham e atrasam o trabalho. Vá direto ao assunto, seja claro e objetivo.
Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato. Planeje seus telefonemas.
Relacione os assuntos para tratá-los de uma vez, evitando ligações repetidas.
Se a outra pessoa fala demais ao telefone, use a técnica do silêncio, não de
corda (dizendo “pois é”, “é isso aí”), falando só quando solicitado.
Reuniões
Para tornar as reuniões
produtivas, adote as seguintes medidas: agende a reunião com antecedência,
defina a pauta alguns dias antes e comunique a todos, não convoque ninguém que
não seja realmente necessário, controle as conversas paralelas e os que
monopolizam o diálogo, e procure não sair da pauta. Reuniões com mais de uma
hora de duração geralmente são menos produtivas e mais cansativas. Ao final da
reunião, entregue uma cópia para todos do resultado da reunião, com os
compromissos assumidos por cada um e as datas de realização dos mesmos. Ao
início de um atendimento ou entrevista, esclareça o objetivo do encontro. Ouça
atentamente para captar o verdadeiro sentido da conversa. No final, procure
resumir o assunto tratado e, se for o caso, as medidas a serem tomadas.
Acúmulo de
tarefas
Geralmente é reflexo de centralização excessiva.
Delegue as tarefas. Para fazê-lo de maneira eficiente, você precisa conhecer
bem sua equipe e distribuir as tarefas de acordo com o perfil e a capacidade de
cada um. Se você delegou, é porque confia nas pessoas. Não fique, portanto,
interferindo no trabalho dos subordinados como se fosse o único capaz de
resolver o problema com eficiência e dentro do prazo programado. Desenvolva um
método de controle e verificação do que foi delegado.
Interrupções
"As interrupções
significam que nós temos valor, amigos e informações importantes", diz a
especialista em gestão do tempo Karen Haley Allen, professora da Dominican
University of California. "Em alguns casos, as interrupções significam que
você faz parte dos negócios." Para evitar abusos, porém, você precisa aprender
a dizer não e ser firme. Não confunda boa educação com complacência. Diga à
pessoa que o interrompeu que está ocupado. Para abreviar as interrupções, use a
“técnica do silêncio”. Preste atenção, mas procure manter-se calado.
Burocracia
É um mal crônico em muitas organizações. Que fazer?
Simplifique o que for possível. Há um grande número de atividades que somos
obrigados a cumprir e que não agregam nenhum tipo de valor à empresa, ao
produto e ao trabalho. Tente identificar as tarefas que contribuem para a
manutenção da burocracia e elimine as que estiverem dentro de sua alçada.
Imprevistos
Não há como evitá-los. Mas
uma maneira eficiente de impedir que os acontecimentos inesperados provoquem um
caos no seu dia de trabalho é manter um espaço de tempo livre na agenda para
cuidar desse tipo de problema. Dessa forma, o imprevisto estará relativamente
previsto dentro de sua programação.
“O mais importante na criação de um hábito é o propósito. Mantendo o
propósito sempre em mente, fica mais fácil persistir na rotina das tarefas”.
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